В соответствии с Административным регламентом предоставления государственной услуги по истребованию личных документов, утвержденным приказом Минюста России и МИДа России №20086/311 от 25.12.2008, государственную услугу по истребованию личных документов с территории иностранных государств на территории Российской Федерации предоставляет Министерство юстиции Российской Федерации, органы ЗАГС.

На территории Белгородской области государственную услугу предоставляют:

• управление ЗАГС Белгородской области;
• учреждения ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов области.

В управлении ЗАГС Белгородской области приём граждан осуществляется специалистами отдела правового обеспечения по адресу: г. Белгород, ул. Мичурина, 56, второй этаж административного здания.

График работы отдела:
понедельник-пятница: с 9.00. до 18.00, перерыв с 13.00 до 14.00;
выходные дни: суббота, воскресенье.

Информация по вопросам предоставления государственной услуги может быть предоставлена заявителям по телефонам:
(4722) 20-01-34 — заместитель начальника управления ЗАГС Белгородской области-начальник отдела правового обеспечения Ирина Геннадьевна Иманбаева;
 (4722) 20-01-35 — главный специалист отдела Наталья Олеговна Ракушина.

Приём посетителей в управлении ведётся в порядке общей очереди. В случае большого количества посетителей возможна предварительная запись на прием по телефону: (4722) 20-01-35.

Информация об органах ЗАГС, оказывающих содействие в решении вопроса истребования документов о регистрации актов гражданского состояния, с указанием их адресов, контактных телефонов и адресов электронной почты представлены на официальном сайте управления ЗАГС Белгородской области.

Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги

Для истребования документов о регистрации актов гражданского состояния с территории иностранных государств заявителю необходимо представить в орган ЗАГС по месту жительства или в управление ЗАГС области лично или почтовым отправлением следующие документы:

1. Заявление в произвольной форме, которое лично подписывается заявителем или его доверенным лицом, с указанием даты его составления. Заявление может быть заполнено при помощи средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета; не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и с помощью корректирующих средств;
2. Обращение-анкету по истребованию документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, заполненную в двух экземплярах на каждый истребуемый документ отдельно и подписнанную заявителем. Заполнение анкеты осуществляется с использованием компьютерной, машинописной техники или разборчивым почерком. Адреса места жительства заявителя и места нахождения органа ЗАГС указываются полностью, включая почтовый индекс. Все графы заполняются как можно более точной информацией. При отсутствии данных указывается причина, а в графе «дополнительные сведения» приводится уточняющая информация. По усмотрению заявителя анкета может быть дополнена копиями иных документов, облегчающих и ускоряющих поиск необходимой актовой записи;
3. Квитанцию об уплате государственной пошлины.

Анкеты и квитанции об оплате государственной пошлины заявитель может : получить в органах ЗАГС по месту жительства при личном обращении.

За предоставление данной государственной услуги взимается государственная пошлина
в размере 200 рублей за каждый документ (подпункт 43 пункта 1 статьи 333.33 главы 25.3 Налогового кодекса).

Отказ в приёме документов

Основанием для отказа в приёме документов является неправильное оформление заявления или анкет (имеются зачеркивания, неразборчивый почерк, нет необходимых данных об истребуемом документе), а также отсутствие платежного документа об оплате государственной пошлины.

Сообщение об отказе в приёме документов:

• в случае личного обращения заявителя в управление ЗАГС или орган ЗАГС администрации муниципального района или городского округа области устно сообщается о приеме документов, а в случае отказа - по требованию заявителя выдается письменный отказ в приеме документов;
• в случае если анкеты и заявление поступили почтовым отправлением в управление ЗАГС или орган ЗАГС администрации муниципального района или городского округа области письменный отказ в приёме документов направляется заявителю почтовым отправлением в течение 15 рабочих дней с момента регистрации документов.

Отказ в предоставлении и государственной услуги

Сообщение об отказе в предоставлении государственной услуги:

• в случае если анкеты и заявление поступили почтовым отправлением, письменный отказ в предоставлении государственной услуги направляется заявителю почтовым отправлением в течение 15 рабочих дней с момента регистрации документа;
• в случае личного обращения заявителя ему об отказе в предоставлении государственной услуги сообщается устно, а по его требованию во время приема вдаётся письменный отказ в предоставлении государственной услуги. 

Анкеты и запросы, поступившие в управление ЗАГС области, органы ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов области, действующие на территории Белгородской области, проверяются на правильность оформления и на соответствие документов требованиям, установленным Административным регламентом.

При правильном оформлении документов запрос и анкеты направляются:

• управлением ЗАГС области - в органы регистрации актов гражданского состояния иностранного государства, наделенные правом непосредственного сношения (если это предусмотрено соответствующим международным договором), или в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации;
• органами ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов области - в управление ЗАГС области для дальнейшей пересылки по назначению.

Заявитель информируется о направлении запроса в соответствующий компетентный орган. Одновременно с направлением документа о регистрации акта гражданского состояния или информации, касающейся документа, в соответствующий орган ЗАГС для последующего вручения инициатору запроса, орган ЗАГС уведомляет об этом заявителя.

Сроки предоставления государственной услуги

Срок предоставления государственной услуги при истребовании документов с территории иностранного государства не должен превышать 6-ти месяцев со дня регистрации всех надлежащих образом оформленных документов.

Срок предоставления государственной услуги при истребовании документов из Российской Федерации не должен превышать 4-х месяцев со дня регистрации всех надлежащим образом оформленных документов.